TUDO O QUE NECESSITA SABER SOBRE A DESCARGA, LEITURA E ANÁLISE DOS DADOS DO TACÓGRAFO DIGITAL E CARTÃO DE CONDUTOR
Quem deve descarregar e guardar os dados do tacógrafo digital e cartão de condutor?
A empresa titular, proprietária ou locatária do veículo deve guardar e arquivar durante 365 dias a partir da data do registo, os dados contidos na memória do cartão e do próprio tacógrafo digital, respeitando a sua ordem e conteúdo. Caso o condutor seja trabalhador independente, deverá descarregar os dados do tacógrafo com o seu cartão de empresa.
Segundo o Regulamento CE 561/2006a da legislação Europeia em vigor, os dados dos cartões de motoristas devem ser recolhidos a cada 28 dias e dos tacógrafos a cada 3 meses. A nossas ferramentas de descarga para a recolha de dados, ajudam todo o tipo de empresas a cumprir com estas obrigações, adaptando-se a todo o tipo de requesitos. Estas soluções não se destinam exclusivamente a empresas e condutores mas também a oficinas e empresas revendedoras e às autoridades competentes.
Que dados contêm os ficheiros do tacógrafo digital e cartão condutor?
Os cartões de condutor armazenam por um lado os dados do próprio condutor como o nome, data de nascimento, número de licença de condução…etc, por outro lado armazenam os dados relativos à condução como as atividades realizadas, viaturas utilizadas, países e zonas visitadas, eventos e falhas do sistema.
Os cartões de empresa apenas identificam a empresa e permitem que as informações armazenadas no tacógrafo digital sejam visualizadas, impressas e transferidas através de qualquer ferramenta de descarga.
O tacógrafo digital armazena dados do veículo (incluindo matrícula), dados do motorista e, por outro lado, dados da atividade com identificação dos motoristas, países e regiões por onde circulou, velocidade detalhada, eventos e falhas do sistema.
Quando descarregar os dados do tacógrafo digital?
Os dados do tacógrafo digital devem ser recolhidos pelo menos uma vez a cada 3 meses. Esta é a regra geral, mas também deve ser descarregado nos seguintes casos:
- Antes de transferir o veículo. Por exemplo, antes de vendê-lo.
- Antes de devolver um veículo alugado ou arrendado.
- Quando exigido pela autoridade competente.
- Quando a descarga do tacógrafo falha mas os dados ainda estão acessíveis.
- Quando o cartão da empresa é devolvido ao organismo emissor. Não se deve esquecer que, após bloquear o tacógrafo digital com o cartão da empresa, quando este cartão não estiver disponível não será possível acessar os ficheiros.
Quando descarregar os dados do cartão de condutor?
Os prazos de descarga do cartão do condutor são diferentes dos prazos do tacógrafo digital. Justamente por esses prazos não coincidirem, perdem-se muitos dados que podem resultar em infrações. O cartão registará 28 dias de atividade, após o que começará a registar por cima dos dados anteriores.
O prazo normal indica que deve realizar a descarga do cartão do condutor pelo menos uma vez a cada 28 dias. Além disso, também deve ser descarregado nos seguintes casos:
- Quando o motorista abandona a empresa deverá recolher os dados do cartão uma última vez.. Com efeito, mesmo que esta pessoa deixe de trabalhar para esta empresa, a obrigação de guardar os dados do tacógrafo não desaparece.
- Quando exigido pelas autoridades ou administrações. Como na descarga do equipamento de gravação.
- Quando o cartão do motorista expira. O chip do cartão, que é onde as informações são armazenadas, não é copiado quando o cartão é renovado. Ao emitir o novo cartão, é colocado um novo chip que está vazio. Portanto, para evitar a perda de dados, deve descarregar a informação do cartão antes de solicitar um novo.
- Quando o cartão é devolvido ao organismo emissor. Na mudança de profissão, se o cartão danificado e for solicitado um novo. Nenhum destes motivos dispensa a obrigação de guardar os ficheiros por um ano.
E o cartão empresa?
Não se descarrega o cartão empresa. A sua função é efetuar o bloqueio empresarial do tacógrafo digital, de forma a evitar fraudes no processo de descarga de dados. Recomendamos realizar o bloqueio do cartão empresa no início da atividade do tacógrafo e não apenas quando houver necessidade de descarregar os dados do tacógrafo digital. Caso queira recolher os dados do tacógrafo digital sem ter bloqueado anteriormente o cartão empresa ao tacógrafo, resulta ser impossível descarregar os dados dos meses anteriores.
Transferência e conservação de dados
- As empresas proprietárias ou locatárias de veículos equipados com tacógrafo digital devem proceder à transferência de dados do aparelho de controlo e dos cartões tacográficos dos condutores para qualquer meio externo, fiável e adequado, de armazenamento de dados, em conformidade com as exigências técnicas da regulamentação comunitária.
- A transferência pode ser integral ou parcial, desde que não haja descontinuidade dos dados.
- A transferência ou descarga de dados dos cartões tacográficos dos condutores deve fazer-se:
- a) Pelo menos em cada 28 dias, para garantir que não aconteça sobreposição de dados;
- b) Quando o condutor deixar de trabalhar para a empresa;
- c) Em caso de caducidade do cartão;
- d) Antes da devolução do cartão ao órgão emissor, quando tal seja exigível.
- A transferência de dados do aparelho de controlo deve fazer-se:
- a) Pelo menos, em cada três meses;
- b) Em caso de venda, de restituição ou de cedência do uso de veículo a terceiro;
- c) Quando se detecte um mau funcionamento do aparelho e seja ainda possível a descarga de dados.
- Todas as empresas proprietárias ou locatárias de veículos equipados com tacógrafo digital são obrigadas a manter os dados transferidos, guardados e disponíveis na empresa durante, pelo menos, um ano a contar da data do seu registo, para efeitos de controlo do cumprimento das regras estabelecidas no Regulamento (CE) n.º 561/2006, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 15 de Março.
Como descarregar os dados do tacógrafo digital e cartão de condutor?
Os dados guardados no tacógrafo do veículo devem ser recolhidos e armazenados. Para recolher a informação contida no tacógrafo digital e no cartão de condutor será necessário uma ferramenta de descarga de dados e um software de leitura e gestão de dados tacográficos. Um programa que seja capaz de processar, imprimir, enviar e analisar em detalhe qualquer actividade registrada.
A descarga do tacógrafo e do cartão gera um ficheiro com extensão (.DDD) que contém informações sobre as atividades do motorista, tanto as registradas automaticamente como as entradas manuais e também do veículo entre as datas escolhidas.
Ferramentas para a descarga de dados
O responsável da empresa, proprietário da viatura, gerente ou gestor de frota pode realizar o processo de descarga usando as ferramentas adequadas, cuja função é de ler e administrar os dados do tacógrafo e cartão de condutor.
Para a descarga de dados de forma manual e autónoma, pode optar por adquirir um aparelho que unicamente realiza a descarga dos dados do cartão e do tacógrafo digital. Ao conectar a máquina de descarga ao tacógrafo, pode recolher por si mesmo os dados encriptados em formato (.DDD) e transferi-los a um computador para serem armazenados na base de dados ou computador da empresa.
Como funciona?
As ferramentas ou máquinas de descarga consistem, em geral, por um slot / ranhura para introduzir o cartão e um porto USB, com ou sem cabo, para transferir os dados. Graças a este método, inserindo o cartão na ranhura, poderemos obter os ficheiros de condução em qualquer computador. O cartão do motorista pode ser descarregado em qualquer lugar que tenha um computador e o programa necessário.
Ranhura do tacógrafo digital
No caso em que a ferramenta de descarga não disponha de uma ranhura para introduzir o cartão de condutor, outra opção é deixar o cartão do condutor dentro da ranhura do tacógrafo quando quisermos realizar a descarga do tacógrafo digital com o dispositivo de descarga. Graças a este método, os ficheiros do motorista são recolhidos ao mesmo tempo que os do veículo.
A principal vantagem deste método é que pode ser feito no próprio veículo. Além disso, o cartão e o tacógrafo podem ser descarregados ao mesmo tempo e poderemos controlar os dados do veículo com mais eficiência, já que os arquivos serão muito menores.
Programa de leitura e análise de dados
São muitas empresas ou condutores independentes que caem no erro de apenas adquerir uma maquina de descarga sem adquirir o software de gestão de dados do tacógrafo digital e cartão de condutor, apesar de ser o requerimento minímo que obriga a Lei, como profissionais com experiência e especialistas em tacógrafos, recomendamos que tenha acesso aos seus dados por meio de um software para a gestão e controlo das actividades registradas. No caso de ser requerido algum ficheiro por organismo administrativo, tribunal ou agentes de autoridade, com o software poderá enviar unicamente o ficheiro que corresponde aos dias solicitados em vez de enviar tudo (que em alguma ocasião) pode ser prejudicial.
Software para análise e gestão do tacógrafo digital e cartão de condutor
Existe uma imensa oferta de programas, de diferentes empresas, marcas ou representantes. Na sua imensa maioria relatam exactamente o mesmo mas de forma mais básica ou extensa, incluindo serviços adicionais como monitoriamento em tempo real, fugas de combustível, etc. O software ou programa que permite a leitura, visualização, análise detalhada e impressão de relatórios e certificados do tacógrafo digital e cartão de condutores pode ser adquirido de várias formas.
Conhece o nosso software?
livre de avenças, sem mensualidades nem anuidades ou renovação de licenças e com actualizações gratuitas.
O software que comercializamos é um programa que realemnte nos tem surpreendido frente aos diferentes programas de outros fabricantes que tivemos oportunidade de experimentar e trabalhar ao longo dos ultimos anos. Este é o software que incluimos com as nossas máquinas de descarga. Um software potente, completo e livre de avenças, mensualidades ou renovação de licenças e com actualizações gratuitas. Compatível com qualquer ferramenta de descarga e cartão de condutor incluíndo os cartões da nova geração.
Estas soluções de descarga e análise de dados ajudam diariamente os operadores de frotas e motoristas a reduzir custos, optimizar rotas, distancias e aproveitar ao máximo as suas actividades diárias. É possivel reduzir custos em infrações por exemplo, pela falta de conhecimento de um erro cometido diáriamente, pode analisar toda a actividade comportamental dos condutores em respieto ás aberturas de turnos, tempos de condução e repouso. Pode ainda consultar dados por data e hora específica, imprimir certificados de actividade e documentos de instrução.
A minha máquina de descarga atual é compativel com este software?
A resposta é sim!. Existem uma variedade de maquinas e ferramentas de descarga no mercado. Não importa o modelo ou marca, todas as maquinas e soluções de descarga, incluindo as descargas remotas, todas fazem exactamente o mesmo, que é precisamente a descarga dos dados num formato de ficheiro especifico, no caso de Portugal o formato é .ddd e em Espanha o formato é .tgd. Este software é especializado na leitura e análise de ficheiros com estas extensões, independentemente da maquina que se utiliza.
Solução completa para a descarga e análise de dados
Dispomos de uma variedade de leitores e maquinas para a recolha, visualização e gestão de dados da sua viatura ou frota. Dispomos de soluções de equipamento de descarga que inclui opcionalmente um software para análise e gestão de dados do tacógrafo digital e cartão de condutor.
Pack completo para a descarga, análise e gestão de dados do tacógrafo digital e cartão de condutor
Pode optar por adquirir um aparelho que recolhe dados dos cartões dos motoristas e de todos os tacógrafos digitais que podem ser desencriptados com um software incluído para posterior visualização e análise da actividade dos motoristas, como certificados, tempos de trabalho, condução e descanso, assim como qualquer infracção sobre tempos de condução e ausência de descanso que possam ter ocorrido.
O Kit inclui:
- Chave de descarga
- Leitor de cartões (periférico)
- Software
- Caixa de 3 rolos de papel
Pack completo para a descarga e análise e gestão de dados apenas do cartão de condutor.
Para motoristas com tacógrafo digital, existe uma variedade de soluções para descarregar, transferir e arquivar os dados do cartão a cada período de 28 días. Com um leitor de cartões e um software pode analisar em detalhe toda a actividade do cartão, incluindo os tempos de descanso e repouso, infrações, irregularidades, certificados e muito mais.
O Kit inclui:
- Leitor de cartões (periférico)
- Software
Descarga Remota de dados
Outra opção para a descarga de dados do tacógrafo e catão de condutor é por descarga remota, ou seja, a recolha automática dos dados via WIFI ou GSM/GPRS. Transmissão sem fios dos dados da memória do tacógrafo e dos cartões de condutor. Os dados são transmitidos com rapidez e segurança, conforme a Legislação. Possibilidade de programar em momentos determinados a recolha automática. Conexão segura (http) para uma máxima segurança dos dados que são armazenados automáticamente na base de dados da empresa
Plataformas e serviço contratado
Existem empresas que ofrecem os seus serviços de análise e arquivamento de dados e realizam por si o processo de descarga manual ou remotamente (que involve instalação de equipamento de comunicação em cada viatura). Estas empresas ofrecem tambem o serviço de elaboração de relatórios diários ou mensais dos dados recolhidos, mostrando resultados das actividades, falhos e infrações. Estes dados geralemente podem ser consultados em qualquer momento online ou por instalação do programa, por acordo prévio em forma de avença, mensualidade, ou contratos anuais, incluíndo renovação de licenças. Como forma de aliviar a carga administrativa das empresas, é possível deixar de se preocupar com a descarga de dados do tacógrafo digital através do sistema de descarga remoto e do serviço de análise de dados contratado, mas ao mesmo tempo implica um custo extra para a empresa. Ao contrário deste serviço, na VEPRO não tratamos os dados de nenhum condutor, cliente ou empresa. O que oferecemos é a possibilidade de ser o próprio responsável por gerir os seus dados com as nossas ferramentas e software, sem avenças nem mensalidades.
NECESSITA MAIS INFORMAÇÃO?
Vepro é uma empresa especialista na actividade do tacógrafo analógico e digital. Ao contrário de muitas outras plataformas, aqui mantemos o profissionalismo e toda a seriedade que merece a actividade do tacógrafo e as suas implicações a nivel de actividades consideradas fora do normal pelas autoridades competentes que podem resultar em infrações muito elevadas.
Não duvide em consultar-nos antes de efetuar uma compra. Conhecemos bem este mercado e estaremos muito satisfeitos de indicar a melhor opção à medida da sua empresa ou viatura/s.
PERGUNTE-NOS
Dispomos de uma variedade de leitores e maquinas para a recolha, visualização e gestão de dados da sua viatura ou frota. Dispomos de soluções de equipamento de descarga que inclui opcionalmente um software para análise e gestão de dados do tacógrafo digital e cartão de condutor.